Die Managementbewertung - eine Bilanz Ihrer Laborleistungen

Hierdurch können u.a. Rückschlüsse auf die „Reife“ des QM-Systems gezogen werden. Ein QM-System ist dann für den Betrieb nützlich, wenn es nicht den betrieblichen Arbeitsalltag belastet sondern entlastet. Deshalb ist die Wirksamkeit eines solchen eingeführten Systems regelmäßig mit Hilfe der Managementbewertung zu überprüfen, um dann bei Bedarf korrigierend einzugreifen. 

Kunden reduzieren unerwartet ihre Aufträge oder springen ab. Ein wertvoller Mitarbeiter kündigt plötzlich. Was sind die Gründe? Bei näherem Hinsehen stellt sich unter Umständen heraus, dass die produzierte „Qualität“ doch nicht den Standard erreicht hat, den Sie sich vorstellen. Dabei sollte doch das QM-System ein Garant für einen erfolgreichen Betrieb sein. Anspruch und Realität können sich jedoch im Laufe der Zeit voneinander entfernen.

Wie oft solche Managementbewertungen durchgeführt werden, richtet sich nach den Bedürfnissen des einzelnen Betriebs. Entscheidend ist, dass sie regelmäßig durchgeführt werden. Für Laborbetriebe bietet sich i. d. R. die Managementbewertung jeweils am Ende des Geschäftsjahres an, da zu diesem Zeitpunkt ohnehin die Planung des Folgejahres ansteht.

Die Managementbewertung ist Aufgabe der Laborleitung. In ihrer Verantwortung liegt es, die Weiterentwicklung des eigenen Betriebs zu planen und voranzubringen. Dazu muss sie sich mit den Inhalten der laboreigenen Qualitätssicherung auseinandersetzen. Die Leitung ist dann gefordert, auf der Basis der Erkenntnisse richtige Entscheidungen für Leistungsverbesserungen des Betriebs zu treffen. 

Die Managementbewertung selbst läuft dann in 4 Schritten ab: 

• Erhebung erforderlicher Daten
• Datenauswertung und -analyse 
• Ableitung von Zielen und Maßnahmen
• Maßnahmenumsetzung

Gerade weil die Managementbewertung als „Bilanz“ eines QM-Systems angesehen werden kann, müssen Daten und Informationen für diese Bilanz zunächst gesammelt werden. Zweckmäßig liegen diese Daten in Form von Kennzahlen vor und beschreiben folgende Themen:

• Planung und Erreichung der Laborziele 
• Ergebnisse von Audits 
• Kunden- und Patientenzufriedenheit
• Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen
• Personalentwicklung und Mitarbeiterzufriedenheit
• Ergebnisse interner und externer Prozessleistungen
• Veränderungen im Umfeld des Betriebs
• Ressourceneinsatz

Im ersten Schritt sind die ermittelten Daten (Ist-Werte) mit den gesetzten Zielen (Soll-Werte) zu vergleichen. Sind Ziele nicht erreicht worden, müssen die Ursachen geklärt und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen festgelegt werden. 

Im nächsten Schritt der Datenauswertung ist die momentane Ausrichtung des Betriebs zu analysieren. Beispielsweise können Veränderungen in der Kundenzufriedenheit oder Schwankungen in den Prozessleistungen zur Festlegung neuer Ziele führen und die Einleitung von Maßnahmen erforderlich machen. Wenn Ihr System erst einmal „steht“ und schon mit ihm gearbeitet wird, können Sie mithilfe der regelmäßigen Bewertung das System kontinuierlich verbessern.

Am besten gestalten Sie die Managementbewertung als eine Laborbesprechung.  An der Besprechung nehmen neben der Laborleitung – je nachdem wie Sie im Betrieb aufgestellt sind – zahntechnische Meister teil und sinnvollerweise die Büroleiterin teil, die im Regelfall für die Archivierung von Qualitätsaufzeichnungen die Verantwortung trägt. 

Sie stellen die oben genannten Themen der Bilanz vor, betrachten das vergangene Geschäftsjahr. Was war gut, was nicht so gut? Wie wirksam waren unsere eingeleiteten Maßnahmen? Davon soll abgeleitet werden, was im kommenden Jahr anders bzw. besser gemacht werden könnte.  

Managementbewertungen müssen nachvollziehbar sein und sind daher konsequent zu protokollieren. Nur so können aufgrund der Aufzeichnungen spätere konkrete Entscheidungen und Trends für die Laborentwicklung plausibel gemacht werden. 

Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen im Anschluss an die Laborbesprechung im gesamten Laborteam kommuniziert werden. Damit werden den Mitarbeitern die Auswirkungen des QM-Systems klar vor Augen geführt und das Bewusstsein für „Qualität“ geschärft. Sie schwören Ihre Mannschaft auf breiter Basis auf das neue Geschäftsjahr ein und sichern sich den Konsens, dass alle Beteiligten  die gleichen Ziele verfolgen.