Optimale Gestaltung der Laborprozesse und -organisation
Damit Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Laborprozesse wirksam und nachhaltig greifen sind folgende Vorausssetzungen unabdingbar
Auf die richtige Einstellung kommt es an
Jeder Mitarbeiter übernimmt Arbeiten und arbeitet selbst anderen zu. Er ist Teil der Wertschöpfungsketten und damit nicht nur für seine eigene Tätigkeiten, sondern auch für das Ganze mitverantwortlich. Jedes Teammitglied ist von der Arbeitsqualität seines Vorgängers betroffen und beeinflusst mit seinen Ergebnissen wiederum seinen Nachfolger in der Kette der Laborabläufe, d. h.:
• jeder Beteiligte muss wissen, was er von wem und wann und in welcher Qualität erhält.
• jeder Beteiligte muss wissen, was er wann, an wen und in welcher Qualität zu übergeben hat.
Sich dieses Sachverhaltes bewusst zu werden, heißt, den Blick für Qualität und Effizienz zu schärfen.
Das Denken in Prozessen im Labor
Jeder Laborprozess dient dazu, Leistungen zu erbringen, die direkt oder indirekt einen „Wert“ für den Kunden Zahnarzt und dessen Kunden, den Patient, schaffen, und die von diesen beurteilt werden. Die Leistungserbringung zur Zufriedenheit der Kunden erfordert im Labor eine Vielzahl von Tätigkeiten, die gesteuert und laufend kontrolliert werden müssen. Die Ergebnisse sind nur so gut, wie diese Tätigkeiten nach vorgegebenen Regeln ablaufen und koordiniert auf ein Ziel ausgerichtet sind. Die Verknüpfung mehrerer einzelner Tätigkeiten, die logisch zusammenhängen, bilden dann einen Prozess.
Für den Start eines Prozesses wird eine definierte Eingabe (Input) benötigt, um am Ende des Prozesses ein definiertes Arbeitsergebnis (Output) zu erhalten.
Jedes Unternehmen arbeitet in Prozessen, die eindeutig zu beschreiben sind und die die Basis für wirksame Maßnahmen zur Optimierung bilden.
Optimierungspotenziale im Labor aufdecken
Um die Laborprozesse optimieren zu können, ist es einerseits erforderlich, die Anforderungen an den jeweiligen Prozess genau zu kennen und andererseits die Qualität der End-und Zwischenergebnisse fortlaufend nach vereinbarten Kriterien zu prüfen und zu messen. Mitarbeiter, die ihre Tätigkeiten beherrschen, erkennen Schwachstellen bzw. mögliche Verbesserungen häufig selbst und handeln dann unaufgefordert, um sie zu beseitigen. Dies geschieht manchmal auch gegen eine explizite Anordnung, sozusagen auf kurzem Dienstweg. Die Folge allerdings ist dann, dass zugrunde gelegte Prozessstandards immer wieder verändert werden und keiner im Labor nachvollziehen kann, welche Vereinbarungen eigentlich aktuell gültig sind. Die Dinge können so schnell aus dem Ruder laufen. Besser sind Vorgehensweisen, die Probleme oder erkannte Optimierungspotenziale systematisch angehen.
Dafür ist der Einsatz der Arbeitshilfe bestens geeignet, die für Sie als Download vorbereitet ist (zum schnelleren Einstieg ist die Arbeitshilfe bereits bespielhaft ausgefüllt).
Sie unterstützt bei der
• Beschreibung und Bewertung der Prozesskette „Auftragsabwicklung“,
• Festlegung der Anforderungen an die Prozesse,
• Festlegung der Qualitätskriterien für Zwischen- und Endergebnisse und
• Eingrenzung von Schwachstellen und Problembereichen.
Wenn Sie systematisch hinterfragt haben, wie und mit welchen Ergebnissen derzeit in Ihrem Labor gearbeitet wird, kann die Frage „Machen wir weiter so oder müssen wir etwas ändern?“ vom gesamten Laborteam beantwortet werden.