Die Zeit läuft – Fristenmanagement in der zahnärztlichen Praxisorganisation

Der erfolgreiche Betrieb einer Praxis verlangt vom Zahnarzt heute weit mehr als nur die reine zahnärztliche Tätigkeit. Ohne eine gute Praxisorganisation ist ein Praxisbetrieb nicht mehr möglich. Ein wesentlicher Teil der Praxisorganisation ist die Beachtung gesetzlich vorgegebener Fristen.

Diverse Fristenregelungen in der Zahnarztpraxis

Dabei kann man bei der Vielzahl der unterschiedlichen Fristenregelungen leicht den Überblick verlieren. Oftmals werden Fristen unbemerkt überschritten. Zwingend notwendige Erklärungen oder Handlungen unterbleiben. Dies betrifft beispielsweise die jährliche Unterweisung des mit der Röntgenuntersuchung befassten Praxispersonals. Nach der Röntgenverordnung ist das Personal nicht nur bei der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit, sondern unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben jährlich zu unterweisen. Die jährliche Unterweisung ist ein zentraler Bestandteil des Strahlenschutzes, um Risiken so gering als möglich zu halten. Ein Verstoß gegen die jährliche Aufklärungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Ordnungsgeld belegt werden kann.

Ein Themenbereich – verschiedene Aufbewahrungsfristen

Schwierig kann es auch sein, wenn zu einem Themenbereich verschiedene Fristen zu beachten sind. Typisches Beispiel ist die Aufbewahrung der Patientenkartei. Für den Zahnarzt besteht die Verpflichtung, die Behandlung zu dokumentieren. Der Behandelnde ist dabei verpflichtet, in der Patientenakte sämtliche aus fachlicher Sicht für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse aufzuzeichnen. Hierzu zählen insbesondere die Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnisse, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen, Eingriffe und ihre Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen. Auch Arztbriefe sind in die Patientenakte aufzunehmen. Die Patientenakte ist nach der gesetzlichen Vorgabe für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen. Eine längere Aufbewahrungspflicht folgt beispielsweise aus der Röntgenverordnung. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen an einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28.  Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. Daraus kann sich somit im Einzelfall eine deutlich längere Aufbewahrungspflicht ergeben, als die sonst für Röntgenaufnahmen vorgeschriebenen 10 Jahre.

Aufbewahrungsfristen enden nicht automatisch durch Praxisaufgabe

Die Aufbewahrungspflicht endet im Übrigen auch nicht vorzeitig durch eine Praxisaufgabe. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann insbesondere in einem Gerichtsverfahren, in dem Schadensersatzansprüche gegen den behandelnden Zahnarzt geltend gemacht werden, zum Teil dramatische Folgen haben. Die Widerlegung des behaupteten Behandlungsfehlers ist erschwert, weil die Rekonstruktion der häufig geraume Zeit zurückliegenden Behandlung ohne Aufzeichnungen Probleme bereitet. Zudem besteht die gesetzliche Vermutung, dass gebotene wesentliche medizinische Maßnahmen, die zu dokumentieren gewesen wären, schlicht unterblieben sind.

Nicht eingehaltene Aufbewahrungsfristen: Praxisinhaber ist verantwortlich

Zwar kann die Einhaltung der gesetzlichen Fristen als Dienstanweisung auf das Praxispersonal übertragen werden. Für etwaige Versäumnisse bleibt aber grundsätzlich der Praxisinhaber weiterhin verantwortlich. Eine Auflistung der wichtigsten zu beachtenden Fristen in der Zahnarztpraxis nebst kurzer Erläuterung finden Sie in unserem neuen Mini-Finder Fristen in der Zahnarztpraxis.